Cómo seleccionar un programa de gestión de referencia

Nueve preguntas que pueden ayudarte a encontrar el ajuste perfecto

Crédito de la foto: Lynne Dahmen en Unsplash

No es fácil encontrar solo un par de zapatos adecuados para cada ocasión. Lo mismo es cierto para el software de gestión de referencia. Todavía no hay una solución única para todos que atraiga a todos y que pueda ayudar con todas las tareas académicas. Esto se debe a que cada persona usará el software de diferentes maneras, necesitará diferentes funciones y tendrá una configuración técnica diferente.

Entonces, ¿cómo puede encontrar el mejor software posible para sus necesidades?

Hemos reunido una lista de nueve preguntas que pueden ayudar, ya sea que nunca haya trabajado con una herramienta de referencia antes o si está buscando cambiar a un nuevo programa:

1. ¿Qué sistema operativo y programa de procesamiento de texto utilizo? 
   
   Antes de elegir una herramienta, observe bien su entorno técnico. ¿Qué sistema operativo usas? ¿Desea poder trabajar con sus fuentes o leer artículos en varias computadoras? ¿Qué programa de procesamiento de textos piensa usar para escribir sus documentos? ¿Qué navegador usas?
   
   Para cualquier herramienta que esté considerando, revise los requisitos técnicos para verificar si es compatible con lo que ya usa.
2. ¿Dónde quiero guardar mi información: en mi computadora o en línea? 
   
   Piense dónde quiere que se almacenen sus datos. Las herramientas que soloestán disponibles en línea guardan sus datos en sus servidores. Dependiendo de dónde se encuentren estos servidores, su información puede estar sujeta a diferentes leyes de protección de datos. Especialmente si trabaja en una empresa u organización, vale la pena verificar si la herramienta que está considerando se adherirá a las políticas de seguridad de datos de su organización. Por ejemplo, algunas compañías no permiten el uso de ningún servicio basado en la nube. En ese caso, necesitará encontrar una solución que le permita almacenar su información localmente en su computadora o en una unidad de red o servidor de la compañía.
   
   Si no tiene tales limitaciones, tendrá que considerar las ventajas y desventajas de ambas opciones de almacenamiento. Las herramientas en línea son excelentes porque le permiten trabajar con sus fuentes en cualquier lugar que desee, colaborar con otras personas más fácilmente y hacer una copia de seguridad de su información automáticamente. Sin embargo, si su conexión a Internet se interrumpe o si los servidores de la compañía están caídos, es posible que no pueda acceder a su información y tendrá que esperar para continuar trabajando.
   
   Si guarda proyectos localmente, tiene la ventaja de mantener un control total sobre sus referencias, archivos PDF y comentarios. Sin embargo, este control tiene la responsabilidad de crear regularmente copias de seguridad en diferentes dispositivos guardados en diferentes lugares. De esta manera, puede estar seguro de que no perderá ninguna información importante si alguna vez le roban su computadora o si experimenta un problema técnico importante.
3. ¿Qué opciones tengo para exportar mi información? 
   
   Antes de pasar horas agregando fuentes a su herramienta de referencia, verifique si puede volver a extraer su información y archivos PDF del programa y de qué manera. Es importante tener esto en cuenta, ya que su software podría descontinuarse o podría decidir cambiar más adelante. Asegúrese de que su programa sea compatible con al menos uno de los formatos de intercambio bibliográfico comunes, como RIS o BibTeX. También debería ser posible exportar en formato de texto o tabla. Querrá poder transferir sus datos con la menor cantidad de trabajo o pérdida de datos posible.
4. ¿Quiero poder colaborar con otros? ¿Qué programa recomiendan mis colegas? 
   
   Si está trabajando en un proyecto colaborativo y planea utilizar una herramienta junto con sus colegas, tenga en cuenta que la colaboración suele ser más fácil cuando todos usan la misma solución. Si no puede estar de acuerdo, verifique si los programas son compatibles entre sí. Por ejemplo, podría ser posible exportar desde un programa e importar a otro programa usando uno de los formatos bibliográficos estándar (ver # 3 arriba).
   
   Si eres como yo, no puedes esperar para contarles a tus amigos y compañeros cuando descubras nuevas tecnologías útiles, ya que también quieres que se beneficien de ellas. Por lo tanto, vale la pena probar un programa recomendado por un compañero o amigo que sepa cómo te gusta trabajar. Un beneficio adicional de usar el mismo programa es siempre tener a alguien a quien recurrir si alguna vez te quedas atascado.
5. Cual es mi presupuesto? 
   
   El software requiere trabajo: por lo general, muchas personas están involucradas en el diseño, programación, distribución y soporte de un programa. El costo de toda esta actividad se puede cubrir de diferentes maneras. Si compra un programa que se ofrece comercialmente, su tarifa de licencia o suscripción cubre el costo del trabajo involucrado. Los programas de código abierto se pueden ofrecer de forma gratuita ya sea porque los desarrolladores donan su tiempo o porque una organización brinda apoyo financiero. Otros programas de software gratuito financian sus actividades a través de ingresos publicitarios o mediante la recopilación de datos de los usuarios. Siempre es una buena idea verificar el acuerdo de licencia para ver qué es exactamente lo que está aceptando cuando comienza a usar el software.
   
   Si está interesado en un programa con una etiqueta de precio, tenga en cuenta que la mayoría de las herramientas ofrecerán una versión de prueba gratuita que puede descargar para probar el programa. Si está afiliado a una universidad, verifique si el programa se ofrece de forma gratuita bajo una licencia de sitio.
6. ¿Puedo importar información de las bases de datos de investigación que uso con más frecuencia? 
   
   Además de cumplir con los requisitos técnicos, su gerente de citas también debe jugar bien con otros servicios importantes que utiliza para su trabajo académico.
   
   Una consideración importante es si puede importar información de bases de datos de investigación o catálogos de bibliotecas que utiliza con frecuencia. Si su base de datos puede exportar a uno de los formatos más utilizados, la mayoría de las herramientas de referencia deberían tener la capacidad de importar esta información. Algunos incluso permitirán buscar bases de datos y catálogos desde dentro del programa. Con otro software necesitará exportar referencias de la base de datos y luego importarlas a su programa de administración de referencias utilizando un filtro de importación. Si no ve una manera de exportar fuentes de una base de datos que necesita, póngase en contacto con el equipo de soporte de la base de datos para solicitar un filtro de exportación.
   
   Independientemente del tipo de importación que ofrezca su herramienta, asegúrese siempre de comparar la información que ha importado con la fuente real, ya que pueden ocurrir errores.
7. ¿Está disponible mi estilo de citas? 
   
   La razón principal por la que muchos usuarios trabajan con un programa de gestión de referencia es para que puedan citar más fácilmente sus fuentes. Siempre y cuando la información de referencia guardada en su proyecto sea correcta (ver # 6), una herramienta de referencia puede crear instantáneamente citas y bibliografías precisas en el estilo que elija.
   
   Desafortunadamente, no hay un estilo de cita que sea el estilo de cita "correcto". Casi todas las revistas, universidades, departamentos o editor tienen sus propias ideas sobre cómo debe verse una bibliografía. Por esta razón, debe verificar si su programa ofrece el estilo de citas que necesita. Si sabe que probablemente necesitará usar muchos estilos de citas diferentes a lo largo de su carrera, elija un programa que ofrezca muchos estilos diferentes para descargar.
   
   Tenga en cuenta que los estilos de "casa" utilizados solo por un departamento universitario o una empresa individual probablemente no estarán disponibles. Si necesita usar un estilo especial, verifique si el software de referencia ofrece la capacidad de crear su propio estilo de citas o personalizar un estilo existente.
8. ¿El software es fácil de usar? 
   
   Esta pregunta se reduce principalmente a sus expectativas y preferencias personales. Por ejemplo, puede que no le guste un programa basado solo en su diseño. Tal vez sea demasiado complicado o te encuentres buscando características que estén en otro lugar de lo que esperabas. Asegúrese de elegir un programa que sea visualmente atractivo para usted y que le guste usar, ya que podría terminar apegándose a él durante mucho tiempo.
9. ¿El programa ofrece todas las funciones que necesito? 
   
   En todos los programas, hay muchas características que son beneficiosas para la mayoría de los usuarios, como las importaciones de bases de datos (ver # 6) o la creación automática de bibliografía (ver # 7). Más allá de eso, debe pensar en qué otras características especializadas podrían soportar su flujo de trabajo. Por ejemplo, podrías ser un fanático de la organización. Si es así, es probable que desee que su programa tenga características como etiquetas, carpetas, resaltados, notas o planificación de tareas. Al investigar soluciones, también es probable que descubra características útiles adicionales que no había considerado antes.

Una vez que haya revisado estos nueve puntos y haya aclarado qué criterios son importantes para usted, las tablas de comparación pueden ayudarlo a reducir sus opciones. Wikipedia es un buen punto de partida, ya que ofrece una comparación de muchos programas diferentes. Algunas bibliotecas también ofrecen comparaciones en profundidad, como la Universidad Técnica de Munich .

Creado originalmente por: Jana Votteler – Published on: 7/2/2019